Poslovno dopisivanje: kako napisati poslovni e-mail

Danas se velika većina poslovne komunikacije odvija putem e-maila. Vremena je malo, posla puno i najbrži način da prenesemo neku poruku je upravo e-mail.

Uspješni poslovni e-mail: četiri ključna pitanja

Prije nego što počnete formulirati poslovni e-mail, trebali biste sebi postaviti četiri ključna pitanja.

• Tko je moja publika? E-mail kolegama koje poznajete dobro zahtijevat će drugačiji pristup nego, npr. višem menadžmentu, klijentima ili potencijalnim klijentima.

• Koja je svrha ovog e-maila? Bilo da se radi o informacijama ili traženje ponude, trebali biste jasno znati što želite postići e-mailom.

• Je li e-mail potreban? Razmislite o tome kome, ako ikome, je stvarno potrebna informacija.

• Je li e-mail prikladan u ovoj konkretnoj situaciji? Bi li bilo bolje komunicirati sadržaj u drugačijem obliku? Osjetljive ili loše vijesti, na primjer, najbolje je osobno priopćiti.

Dijelovi e-maila

Nakon imena pošiljatelja, predmet je sljedeća stvar koju će primatelj pročitati, čak i prije nego što otvori e-mail. Način na koji se formulira predmet može odrediti hoće li primatelj uopće otvoriti e-mail. Ključno pravilo za pisanje predmeta je sažeto i informativno.

Svaki e-mail treba započeti odgovarajućim pozdravom, ovisno o odnosu s primateljem. Kolegama se možemo obratiti s pozdrav ili čak i bok, ali za nadređene osobe ili klijente, bolji je nešto formalniji pristup poput Poštovani ili Dragi/a iza kojih slijedi ime osobe kojoj se obraćamo. Ukoliko primatelj ne poznaje pošiljatelja, važno je ukratko predstaviti sebe.

Tekst e-maila ne treba biti predugačak, te treba sadržavati bitne podatke. Prisjetite se, nemamo puno vremena za čitanje e-mailova. Budite što jasniji i direktniji.

Pozdrav na kraju e-maila može biti Unaprijed hvala ukoliko nešto očekujete, odgovor, uslugu ili informaciju. Nakon toga slijedi pozdrav poput Srdačan pozdrav, Lijep pozdrav ili samo Pozdrav.

Riječka razvojna agencija PORIN Grad Rijeka Sveučilište u Rijeci Centar tehničke kulture Rijeka Hrvatska gospodarska komora Hrvatska obrtnička komora Općina Viškovo Hrvatski zavod za zapošljavanje Europski strukturni i investicijski fondovi Europski socijalni fond Ministarstvo rada i mirovinskog sustava Republike Hrvatske